最初に結論
Geminiには準備リストや案内文の下書きを作らせ、日時、場所、料金、予約は提供元で確認しましょう。
個人情報・機密情報・著作権・誤情報の注意
- 個人情報、会社情報、顧客情報、未公開資料、認証情報は入力しない。
- 文章、画像、引用、要約では著作権や利用条件を確認する。
- AIの回答は間違う可能性があるため、重要な内容は一次情報や専門家で確認する。
- 医療、法律、金融、安全に関わる判断をAIだけで行わない。
抜けを出させる使い方が一番効く
イベントの準備で困るのは、アイデアが出ないことより後から抜けが見つかることです。当日になって「受付の担当を決めていなかった」と気づく類のものです。ここにAIを使うと効果が出ます。
- 抜けの洗い出し：「【内容】のイベントで、当日までに決めておくべきことを、決め忘れると困る順に15個」。数を多めに指定すると、自分では思いつかない項目が後半に出ます。
- 時系列に並べ替え：やることを全部書き出して渡し、「いつまでにやるか」の順に並べさせます。手作業だと面倒な工程です。
- 当日の流れ：開始から終了までを時間軸で書かせ、人の動きが重なる箇所を指摘させます。
- 役割分担の表：担当・作業・その人が動けない時の代役、の3列で出させます。代役の列があると、当日の欠員に対応できます。
- 案内文の下書き：日時、場所、持ち物、連絡先を渡して整えさせます。数字は自分で差し替えます。
任せてはいけない部分
| 項目 | 理由 |
|---|---|
| 会場の予約状況・料金 | 時点の情報を持っていない。必ず会場へ確認する |
| 必要な手続きや届出 | 内容と自治体で条件が変わる。所管の窓口で確認する |
| 参加費の設定と収支 | 計算が合わないことがある。表計算で検算する |
| 安全対策の可否判断 | 人数、場所、天候で変わる。責任者が決める |
| 飲食の提供やアレルギー対応 | 健康に関わる。専門の業者や施設に確認する |
特に、人が集まる場での安全に関わる判断は、AIの回答を根拠にしないでください。会場の指示、消防や自治体の基準、主催者としての責任範囲を確認したうえで、人が決める部分です。
参加者の情報を渡さない
- 参加者名簿、申込フォームの回答、連絡先の一覧
- アレルギーや配慮事項など、個人の健康に関する情報
- 関係者の氏名や勤務先が入った資料
- 会場との契約書、見積書
準備の相談は、「30人規模の屋内イベント」程度の情報で成立します。名簿を整理したい場合も、AIに渡すのではなく表計算で扱ってください。
参加者へ送る案内文を作らせた場合は、日時・場所・金額・連絡先の4つを自分の目で確認してから送ってください。この4つはAIが最も間違えやすく、間違えると当日の混乱に直結します。
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