最初に結論
AIにタスクを整理してもらう時は、公開してよい情報だけを使い、最終的な優先順位は自分で決めましょう。
個人情報・機密情報・著作権・誤情報の注意
- 個人情報、会社情報、顧客情報、未公開資料、認証情報は入力しない。
- 文章、画像、引用、要約では著作権や利用条件を確認する。
- AIの回答は間違う可能性があるため、重要な内容は一次情報や専門家で確認する。
- 医療、法律、金融、安全に関わる判断をAIだけで行わない。
やることが多い時、最初にやるのは分解
タスク管理でつまずくのは、数が多いからではなく、1件が大きすぎて手を付けられないからです。「資料を作る」は着手できませんが、「見出しを3つ書く」なら始められます。AIはこの分解に向いています。
- 分解させる：「【やること】を、1つ30分以内で終わる作業に分けてください。順番も付けてください」。30分という条件が要点です。指定しないと、また大きな塊が返ってきます。
- 依存関係を出させる：「この中で、他の作業が終わっていないと始められないものはどれですか」。着手順が決まります。
- 最初の1手だけ聞く：迷って動けない時は、「今日やる1つだけ選んで」と頼みます。選択肢を減らすほうが効きます。
- 捨てる候補を出させる：「この一覧のうち、やらなくても大きな影響が出ないものはどれですか」。減らす提案は自分では出しにくいものです。
管理はツール、判断は自分
タスクの一覧をAIに預けても管理はできません。毎回貼り直すことになり、最新の状態がどこにあるか分からなくなります。次のように分けてください。
| 役割 | 置き場所 |
|---|---|
| タスクの一覧と進捗 | スプレッドシート、タスク管理アプリ |
| 期日と予定 | Googleカレンダー |
| 分解・順番決め・捨てる判断の相談 | Gemini |
| 優先順位の最終判断 | 自分 |
二重管理を作らないでください。同じ情報を2か所に書くと、必ず片方が古くなります。相談は使い捨てにして、正しい状態は1か所にだけ置きます。
相談する時に渡さない情報
- 顧客名や案件名が入ったタスク名（「A社向け提案」→「取引先向け提案」）
- 社内システムのURL、管理画面のリンク
- 同僚の名前と、その人の遅れや評価に関する記述
- 未公開の案件、契約に関わる期日
分解や順番決めの相談は、作業の種類と所要時間だけで成立します。固有名詞を伏せても、返ってくる提案はほとんど変わりません。
なお、期限そのものをAIに決めさせないでください。実際の締切は外部との約束であって、こちらの都合で動かせるものではありません。
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