最初に結論
会議メモは便利な一方、参加者情報や社外秘が入りやすいため、共有前チェックが必要です。
個人情報・機密情報・著作権・誤情報の注意
- 名前、住所、電話番号、顧客情報、会社資料、認証情報は入力しない。
- 文章、画像、引用、要約では著作権や利用条件を確認する。
- AI回答は間違う可能性があるため、重要な内容は一次情報や専門家で確認する。
- 医療、法律、金融、安全に関わる判断をAIだけで行わない。
会議メモで壊れやすいのは4か所
自分のメモをAIに整理させると読みやすくなりますが、読みやすくなるほど、間違いが目立たなくなります。共有する前に、次の4か所だけ原文と照らしてください。
- ①誰の発言か。複数人のメモでは、Aさんの提案がBさんの発言として整理されることがあります。名前が付いた行は必ず確認してください。誤ったまま共有すると、本人が訂正する羽目になります。
- ②決定か、検討中か。「〜する方向で」が「〜することに決定」に変わることがあります。この2つは意味がまったく違います。
- ③期限と担当。メモに書かれていなかった期限が、それらしく補われることがあります。書かれていない項目は「記載なし」と出させてください。
- ④数字。金額、件数、日付。概算が確定値のように整形されます。
指示の時点で「メモに書かれていないことは補わず、記載なしとしてください」と添えておくと、③と④はかなり防げます。
共有する前に決めること
| 確認 | 理由 |
|---|---|
| 誰に送るか | 会議に出ていない人が読むと、前提が抜けて誤解される |
| 要約であることを書くか | 原文だと思われると、そこから誤解が広がる |
| 個人名を残すか | 評価に見える記述は、名前を外すか表現を変える |
| 共有範囲 | 社外の人が含まれるフォルダに置いていないか |
| 原文を残すか | 後から確認できない要約は、根拠として使えない |
3行目は見落とされます。会議での発言をそのまま書き起こすと、本人が公開を想定していない言い方が残ることがあります。事実として必要な部分だけを残してください。
入力する前の注意
- 取引先の社名、担当者名、契約金額はそのまま貼らない。役割名と概算に置き換える
- 未公開の案件名、社内の略語、システム名は伏せる
- 参加者の氏名は、整理の目的上必要なら「A」「B」で足りる
- 録音データや文字起こしの全文を渡す前に、含まれる情報を確認する
整理された結果を置く場所も同じです。共有ドキュメントの範囲を確認してから招待してください。会議メモは、読みやすくした瞬間に転送されやすくなります。
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