最初に結論
会議メモをAIで整理する時は、参加者、共有範囲、保存先、入力してよい情報を確認してから使いましょう。
個人情報・機密情報・著作権・誤情報の注意
- 個人情報、会社情報、顧客情報、未公開資料、認証情報は入力しない。
- 文章、画像、引用、要約では著作権や利用条件を確認する。
- AIの回答は間違う可能性があるため、重要な内容は一次情報や専門家で確認する。
- 医療、法律、金融、安全に関わる判断をAIだけで行わない。
録音より、自分のメモを渡す
議事録を作る時、文字起こしの全文を渡せば楽に見えます。しかし全文には、雑談も言い直しも、参加者の個人的な話も含まれます。渡す前に選別するのは自分の仕事です。実際に速いのは、次のやり方です。
- 会議中は、決まったことだけを箇条書きで書く。整った文章にしなくて構いません。「A案で進める／来週まで／田中」程度で足ります。
- 会議直後に渡す。記憶が新しいうちに、抜けを自分で補えます。翌日になると、メモの意味を自分でも思い出せません。
- 3つに分けさせる。「決まったこと／保留していること／誰かの宿題」。この形にすると、読む側が自分の行動を探せます。
- 書かれていないことは補わせない。「メモに無い項目は記載なしとしてください」と添えます。期限や担当が、それらしく補われるのを防げます。
整理した後に必ず照合する4か所
| 照合する | 起きること |
|---|---|
| 誰の発言か | Aさんの提案がBさんの発言として整理される |
| 決定か検討中か | 「〜する方向で」が「決定」に変わる |
| 期限と担当 | メモに無い期限が補われる |
| 数字 | 概算が確定値のように書かれる |
1行目と2行目は、誤ったまま共有すると本人が訂正する羽目になります。名前が付いた行と、決定と書かれた行だけは必ず自分の記憶と照らしてください。
共有する前に
- 会議に出ていない人が読むことを想定する。前提が抜けていると誤解されます。1行の背景説明を足すだけで変わります。
- 要約であることを書く。原文だと思われると、そこから誤解が広がります。
- 個人の評価に見える記述を外す。発言をそのまま書き起こすと、本人が公開を想定していない言い方が残ります。
- 共有範囲を確認する。取引先が入っているフォルダに置いていないか。
- 元のメモを残す。後から確認できない議事録は、根拠として使えません。
入力する前の注意として、取引先の社名・担当者名・契約金額はそのまま貼らず、役割名と概算に置き換えてください。参加者名も「A」「B」で足りることがほとんどです。
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