最初に結論
要約を頼む時は、目的、長さ、形式、残してほしい情報を先に伝えると使いやすくなります。
個人情報・機密情報・著作権・誤情報の注意
- 名前、住所、電話番号、顧客情報、会社資料、認証情報は入力しない。
- 文章、画像、引用、要約では著作権や利用条件を確認する。
- AI回答は間違う可能性があるため、重要な内容は一次情報や専門家で確認する。
- 医療、法律、金融、安全に関わる判断をAIだけで行わない。
用途別・そのまま使える指示文
「要約して」だけでは、短くなるだけで使えない文が返ります。何に使うかで残すべき情報が違うためです。用途別にそのままコピーして使える形にしました。
読むかどうか判断する
次の文章について、何が書かれているかを3行で教えてください。結論や詳細は不要で、主題だけで構いません。
会議やチームで共有する
次の内容を「決まったこと」「保留していること」「誰かの宿題」の3つに分けてください。それぞれ担当と期限が書かれていれば添え、書かれていなければ「記載なし」としてください。
人に説明する
次の内容を、この分野を知らない相手に説明する形でまとめてください。結論を先に1行、理由を3つ。専門用語は使わず、使う場合は初出で1行の説明を添えてください。
判断材料にする
次の内容から、賛成する材料と反対する材料を分けて挙げてください。どちらとも言えない点は「論点」として別に立ててください。
最後の形は覚えておくと役に立ちます。普通に要約すると、意見が割れている部分がまっさきに消えます。判断に必要なのは、まさにその部分です。
落ちた情報を取り戻す聞き方
要約は情報を捨てる作業なので、必ず何かが失われます。次の一言で、捨てられた部分を出させることができます。
- 「この要約で省略した点を教えて」：最も汎用的です。何を捨てたかが分かれば、そのまま使ってよいか判断できます。
- 「条件や例外が付いていた箇所はどこ」：「原則として」「ただし〜を除き」が消えると、断定として伝わります。制度や契約の文書では致命的です。
- 「数字は原文のまま書き出して」：要約の過程で概算に丸められることがあります。金額と期日は特に確認してください。
- 「誰の発言か分かる形で」：複数人の会議録では、Aさんの提案がBさんの発言として混ざることがあります。
- 「まだ決まっていないことはどれ」：「検討中」が「決定」に変わっていないかを確認できます。
要約させる前に決めること
- 長さは字数で指定する。「簡潔に」ではなく「300字以内」。曖昧な指定は結果が毎回変わります。
- 形を指定する。箇条書きか、表か、文章か。後で使う形で出させると、貼り直す手間が消えます。
- 原文を残す。要約だけを保存すると、後から確認できなくなります。要約は原文の代わりにはなりません。
- 要約であることを明記して共有する。受け取った側が原文だと思い込むと、そこから誤解が広がります。
- 渡してよい文書か確認する。社外秘の資料や個人情報を含む文書は、そのまま貼らないでください。氏名や連絡先を伏せてから要約させても、多くの場合は用が足ります。
要約そのものの考え方はGoogleドキュメントでの要約にまとめています。
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