最初に結論
DriveのファイルをGeminiで扱う前に、その資料を外部サービスやAIに入れてよいかを確認します。
個人情報・機密情報・著作権・誤情報の注意
- 名前、住所、電話番号、顧客情報、会社資料、認証情報は入力しない。
- 文章、画像、引用、要約では著作権や利用条件を確認する。
- AI回答は間違う可能性があるため、重要な内容は一次情報や専門家で確認する。
- 医療、法律、金融、安全に関わる判断をAIだけで行わない。
共有範囲が実際の危険箇所
Driveでの事故は、ファイルの中身ではなく設定で起きます。次の4つが、実際に問題になる場面です。
- フォルダごとリンク共有にした。1つのファイルを渡すつもりが、その中の未確認の資料まで見える状態になります。共有は案件のフォルダ単位に限ってください。
- 「リンクを知っている全員」のまま放置した。一時的に広げた設定を戻し忘れる例が最も多いです。共有した日をメモしておき、用が済んだら戻します。
- 共有相手が退職・異動した。アクセス権は自動では消えません。定期的に共有先の一覧を見てください。
- コピーが増えた。誰かがダウンロードした時点で、こちら側の設定は効きません。
AIに参照させる場合
Driveの内容をAIに整理させる場面では、次の点を押さえてください。
| 確認 | 理由 |
|---|---|
| そのファイルを渡してよいか | 顧客情報や契約書は、社内規定で扱いが決まっていることが多い |
| 必要な部分だけ渡せないか | ファイル全体ではなく、該当箇所の抜粋で足りる場合がほとんど |
| 返答が妙に一般的でないか | 権限が無くて参照できていない可能性がある |
| 取引先との契約に制約がないか | 受託業務では、資料の取り扱いが契約で縛られている場合がある |
3行目は覚えておくと役に立ちます。参照できていない時ほど、それらしい一般論が返ってきます。中身が具体的でないと感じたら、まず権限を疑ってください。
置き方で防げること
- 公開できるかどうかでフォルダを分ける。「公開済み」「公開予定」「確認中」の3つ。種類で分けるより事故が減ります。
- 認証情報は置かない。APIキー、パスワード、
.envの中身、データベースの接続情報。共有ドライブに置いた時点で、想定より広い範囲に届きます。「一時的に置いてすぐ消す」は、履歴が残るため対策になりません。 - ファイル名に個人名を入れない。一覧を共有した時、名前だけで内容が推測できてしまいます。
- 削除の前に確認する。共有ドライブでの完全削除は、他の人の作業も止めます。
素材やファイルの整理のしかたはDriveを作業の受け渡し場所にするにまとめています。
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