最初に結論
仕事で使う前は、便利さよりも入力情報と最終確認の責任を先に考えます。
個人情報・機密情報・著作権・誤情報の注意
- 名前、住所、電話番号、顧客情報、会社資料、認証情報は入力しない。
- 文章、画像、引用、要約では著作権や利用条件を確認する。
- AI回答は間違う可能性があるため、重要な内容は一次情報や専門家で確認する。
- 医療、法律、金融、安全に関わる判断をAIだけで行わない。
職場で使う前に、一度だけ確認すること
個人で使う場合と職場で使う場合の違いは、間違えたときに責任を負うのが自分だけではない点です。次の4つは、使い始める前に一度だけ確認してください。以後は毎回考えなくて済みます。
- ①社内規定があるか。生成AIの利用について定めている会社が増えています。「禁止されていない＝自由に使ってよい」ではなく、入力してよい情報の範囲が決まっていることが多いです。総務か情報システムの担当に一度聞いてください。
- ②取引先との契約に制約がないか。受託業務では、資料の取り扱いが契約で縛られている場合があります。自分の会社のルールだけでは判断できません。
- ③どのアカウントで使うか。個人のアカウントで業務の内容を扱うと、退職時や監査時に説明できません。
- ④成果物の扱いを決めておく。AIで作った文書であることを記録に残すか。後から問われた時に答えられる形にしておきます。
毎回の作業で見る3点
一度決めてしまえば、日々見るのは次の3点だけです。
| タイミング | 見ること |
|---|---|
| 入力する前 | 顧客名・契約金額・未公開資料が入っていないか。伏せ字か仮の値に置き換える |
| 出力を使う前 | 数字・日付・固有名詞・引用元の4点。社外に出すものは全部、社内なら数字と固有名詞だけ |
| 承認が要る作業 | 金額の提示、契約条件、対外的な約束は、社内で確定した内容だけを書く |
3行目が最も見落とされます。AIが埋めた「一般的にはこう書く」部分が、社内で決めていない約束になっていることがあります。謝罪文や条件提示では特に注意してください。
チームで使う場合
- 使っていることを隠さない。後から分かるほうが問題になります。共同で作る文書では、関わる人に伝えてから使ってください。
- 生成部分に印を付ける。色を変える、コメントを付けるなど。確認前の文章が完成稿に混ざるのを防げます。
- 同じ指示文を共有する。各自が別々の頼み方をすると、成果物の質がばらつきます。うまくいった指示は共有してください。
- 失敗例も共有する。誰かが一度踏んだ失敗を、全員が順番に踏むのは無駄です。
入力してよい情報の詳しい線引きは入力してはいけない情報に、送信前の確認はメールを送る前のチェックにまとめています。
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