最初に結論
英文メールでは、自然さだけでなく、相手との関係や用件の正確さを確認します。
個人情報・機密情報・著作権・誤情報の注意
- 名前、住所、電話番号、顧客情報、会社資料、認証情報は入力しない。
- 文章、画像、引用、要約では著作権や利用条件を確認する。
- AI回答は間違う可能性があるため、重要な内容は一次情報や専門家で確認する。
- 医療、法律、金融、安全に関わる判断をAIだけで行わない。
英文メールで実際に問題になるのは「丁寧さ」より「事実」
AIが作る英文は、文法や語順の面ではかなり自然です。実務で問題になるのは英語の質ではなく、次のようなところです。
- 日付の書き方：
03/04は国によって3月4日にも4月3日にもなります。数字だけの表記は避け、月名を英字で書く形（例：4 March/March 4）に直します。 - 時刻とタイムゾーン：時刻だけ書くと相手の時間で読まれます。日本時間であることを明記し、必要なら相手の現地時間も併記します。
- 金額と単位：通貨記号が抜けている、税込か税抜かが書かれていない、といった抜けが起こります。原文の日本語に書いていなかった情報は、英文にも現れません。
- 名前と敬称：姓と名の順が入れ替わる、性別を推測した敬称が付く、といった誤りが起きます。相手の署名や名刺の表記に合わせてください。
- 要求の強さ：日本語では婉曲な依頼が、英語では催促に近い表現に変換されることがあります。逆に、締切がある依頼が「お手すきの時に」程度の弱さになることもあります。
最後の一点は特に見落とされます。丁寧に見える英文が、こちらの意図した緊急度を伝えていないことがあるためです。締切がある場合は、日付を明示した一文が本文に入っているかを必ず確認してください。
指示の出し方と、送る前の確認手順
英文メールを作らせるときは、次の4点を先に伝えると、修正の往復が減ります。
- 相手との関係：初めての連絡か、取引が続いているか、社内か社外か。
- 用件と結論：何を頼み、いつまでに何をしてほしいのか。ここを曖昧にしたまま渡すと、当たり障りのない文章になります。
- 長さ：「5文以内で」のように指定します。指定しないと、英文メールとしては長すぎるものが返ってきがちです。
- トーン：formal／neutral／friendly のどれか。日本語で「丁寧に」と伝えるより、この3語で指定するほうが安定します。
送る前の確認は、英語力より照合作業です。作った英文を日本語に訳し戻させ、自分が伝えたかった内容と一致しているかを見ます。訳し戻して違和感がある箇所は、たいてい原文の指示が足りていません。加えて、宛先・添付・件名・署名の4点は、Gmailの画面で自分の目で確認してください。
顧客名、契約金額、未公開の条件などをそのまま貼るのは避け、伏せ字や仮の値に置き換えてから相談し、最後に実際の値へ差し替える形が安全です。