最初に結論
メールは送信後に取り消しにくいため、Geminiで作った文面も送信前に必ず人間が確認します。
個人情報・機密情報・著作権・誤情報の注意
- 名前、住所、電話番号、顧客情報、会社資料、認証情報は入力しない。
- 文章、画像、引用、要約では著作権や利用条件を確認する。
- AI回答は間違う可能性があるため、重要な内容は一次情報や専門家で確認する。
- 医療、法律、金融、安全に関わる判断をAIだけで行わない。
見るのは6か所だけ
文面をAIに任せた回ほど、確認を省略しがちです。全部読み返すのは続かないので、間違えると取り消せない6か所に絞ってください。文章表現の良し悪しは、送った後でも謝れます。宛先や金額は謝って済みません。
- ①宛先：似た名前の相手が候補に出て、別人に入ることがあります。ドメインまで見てください。
- ②CCとBCC：取り違えると、他の宛先が全員に見えます。一度送ると取り消せない種類の失敗です。
- ③添付：付け忘れと、別ファイルの添付。ファイル名だけでなく、開いて中身を見てください。
- ④日付と曜日：AIが作った日程調整文では、日付と曜日が一致していないことがあります。カレンダーで確かめます。
- ⑤金額と数量：原本から転記します。AIが埋めた数字は使いません。
- ⑥署名：AIが署名らしきものを作ることがあります。自分の署名に置き換わっているか確認します。
文面側で残りやすい問題
6か所を通した後、余裕があれば次も見てください。相手との関係に影響する部分です。
| 残りやすい問題 | 直し方 |
|---|---|
| できない約束が入っている | 「必ず」「すぐに」を、対応できる範囲の表現に直す |
| 用件が3段落目まで出てこない | 用件を最初の3行に移す |
| 社内の略語が残っている | 渡した資料由来の語を、相手に通じる言葉へ |
| 件名が「ご連絡」だけ | 案件名と用件が分かる件名にする |
| 締切の緊急度が伝わらない | 日付を明示した一文を本文に入れる |
特に最後の行は見落とされます。丁寧に整えた結果、こちらの意図した緊急度が消えていることがあります。期限がある依頼では、日付が本文に書かれているか必ず確認してください。
送ってしまった後
- 誤った宛先に送った場合：気づいた時点で、相手に破棄を依頼する連絡を入れます。時間が経つほど対応が難しくなります。
- 個人情報を含む誤送信：自分の判断で終わらせず、所属先のルールに従って報告してください。
- 金額や日付の誤り：訂正のメールを送り、正しい内容を明記します。前のメールを削除しても、相手の受信箱には残っています。
- 再発を防ぐ：同じ種類のミスが2回起きたら、確認手順ではなく作り方を変えます。金額と日付を空欄（【金額】【日付】）で作らせ、最後に自分で埋める形にすると、この2つの誤りは構造的に減ります。
なお、メールの文面を相談する段階で、顧客名や契約金額をそのまま入力する必要はありません。伏せ字で作らせ、最後に差し替えてください（入力してはいけない情報）。