最初に結論
AIのメール文は下書きとして使い、宛先、敬称、日付、数字、添付、機密情報を必ず人間が確認しましょう。
個人情報・機密情報・著作権・誤情報の注意
- 名前、住所、電話番号、メールアドレス、予約番号などの個人情報を不用意に入力しない。
- 会社情報、顧客情報、契約情報、未公開資料、社外秘の予定や議事録を入力しない。
- 文章、画像、引用、要約を扱う時は著作権や利用条件を確認する。
- AIの回答は間違う可能性があるため、重要な内容は提供元情報や一次情報で確認する。
メールの種類で、任せてよい範囲が変わる
メール全般に共通する基準は1つです。その文面が後で証拠として読まれるかどうか。読まれる可能性が高いものほど、人が書く割合を増やしてください。
どのメールでも共通する2つ
- ①相手の情報を渡さない。宛先の氏名、社名、案件名、金額。「取引先の担当者へ、納期の変更を伝える」という書き方で、文面の骨格は作れます。金額と日付は【 】で空けておき、最後に自分で埋めてください。この形にすると、同じ種類のメールで再利用もできます。
- ②送信前は6か所だけ見る。宛先、CCとBCC、添付、日付と曜日、金額、署名。文章表現の良し悪しは後から謝れますが、宛先と金額は謝って済みません。詳しくは送信前のチェックにまとめています。
AIが書いたメールに残りやすい癖
- できない約束が入る：「必ず」「すぐに」「今後このようなことがないよう」。対応できる範囲の表現に直します。
- 用件が後ろに来る：丁寧な前置きが長く、本題が3段落目から。用件は最初の3行に置きます。
- 緊急度が消える：期限のある依頼が「お手すきの時に」程度の強さになります。日付を明示した一文が本文にあるか確認してください。
- 署名が生成される：それらしい署名が付くことがあります。自分の署名に置き換えます。
- 件名が一般的すぎる：「ご連絡」だけでは受信箱で埋もれます。案件名と用件を入れます。
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