最初に結論
仕事メールでは、Geminiの文案を下書きにとどめ、宛先、事実、敬語、機密情報を送信前に確認します。
個人情報・機密情報・著作権・誤情報の注意
- 名前、住所、電話番号、顧客情報、会社資料、認証情報は入力しない。
- 文章、画像、引用、要約では著作権や利用条件を確認する。
- AI回答は間違う可能性があるため、重要な内容は一次情報や専門家で確認する。
- 医療、法律、金融、安全に関わる判断をAIだけで行わない。
Gmailの画面の中で完結させる
別の画面で文章を作って貼り付ける形にすると、往復が増えて結局遅くなります。Gmailの中から呼び出せる利点は、この往復が消えることです。ただし、同じ画面にあるぶん、確認せずに送りやすくなります。手数が減った分を確認に回してください。
- 長いスレッドの要約：何往復もしたやり取りを「決まったこと・保留・こちらの宿題」の3つに整理させます。返信の前に全部読み返す手間が消えます。
- 返信の骨格づくり：伝えたいことを3行で書いて渡し、文章に整えさせます。白紙から書かせるより速く、内容も自分のものになります。
- 下書きの点検：自分で書いた文面を読ませ、「できない約束」「用件が後ろに来ていないか」だけ指摘させます。
- 定型文の作成：繰り返し送る種類のメールは、【 】付きの型を作ってGmailのテンプレートに保存します。次からは相談すら不要です。
仕事メールで特に注意する点
| 起きること | 対処 |
|---|---|
| スレッドの過去の内容ごと渡してしまう | 要約させる範囲を、自分の返信に必要な部分に絞る |
| 社内の略語や案件名が文面に残る | 渡した資料由来の語を、相手に通じる言葉へ直す |
| 宛先が似た名前の別人になる | ドメインまで見る。送信前の6か所チェックに含める |
| 取引先の情報がそのまま入力される | 役割名に置き換えてから相談する |
1行目は、Gmailの中で使うからこそ起きる問題です。スレッド全体には、相談に必要のない情報が大量に含まれています。過去のやり取りに他社の名前や金額が入っていないか、意識してください。
使い始める前に確認すること
- 勤務先の規定。メールの内容は業務情報そのものです。利用の可否と、扱ってよい情報の範囲を確認してください。
- アカウントの種類。職場アカウントでは管理者側の設定で利用できない場合があります。個人アカウントで業務メールを扱うのは避けてください。
- 取引先との契約。受託業務では、資料の取り扱いが契約で縛られていることがあります。
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