最初に結論
関数は動けば正しいとは限りません。条件、範囲、例外、空欄の扱いを確認しましょう。
個人情報・機密情報・著作権・誤情報の注意
- 個人情報、会社情報、顧客情報、未公開資料、認証情報は入力しない。
- 文章、画像、引用、要約では著作権や利用条件を確認する。
- AIの回答は間違う可能性があるため、重要な内容は一次情報や専門家で確認する。
- 医療、法律、金融、安全に関わる判断をAIだけで行わない。
数式は聞ける。計算結果は聞かない
スプレッドシートでAIを使う時、この2つを分けてください。数式の書き方を聞くのは有効ですが、計算そのものを頼むと誤ります。集計や件数の数え上げは、表計算ソフトに任せる作業です。
- 向いている：「A列の日付が今月のものだけ、B列を合計する数式」のように、やりたいことを日本語で伝えて数式を出させる。
- 向いている：エラーの意味を聞く。
#REF!#VALUE!#N/Aが何を示すか、どこを見ればよいか。 - 向いている：長い数式を読み解かせる。他人が作ったシートを引き継いだ時に役立ちます。
- 向かない：「この表の合計はいくつ？」と数値を渡して計算させる。桁や行のずれが起きます。
- 向かない：関数名や引数の順序を確信を持って断定させる。仕様は変わりますし、似た関数と混ざります。
数式を頼む時の書き方
次の4つを伝えると、そのまま貼れる数式が返ってきます。
- ①どのセル範囲か：「A2からA100」。範囲を書かないと、汎用的すぎる例が返ります。
- ②条件：「今月のものだけ」「空欄は除く」「重複は1つと数える」。
- ③何を出したいか：合計か、件数か、平均か、該当する行の内容か。
- ④どのソフトか：Googleスプレッドシートか、Excelか。使える関数が違います。
返ってきた数式は、いきなり本番のシートに貼らないでください。別のシートにコピーを作って試し、答えを知っている数件で検算してから使います。
数式が動かない時の切り分け
| 症状 | よくある原因 |
|---|---|
| エラーになる | 関数名がそのソフトに存在しない／引数の順序が違う |
| 0や空欄になる | 数値が文字列として入っている。日付が日付型でない |
| 一部の行だけ合わない | 範囲がずれている。表の途中に空行がある |
| コピーすると結果が変わる | 絶対参照と相対参照の指定漏れ |
2行目は特に多い原因です。見た目は数字でも、文字列として入っていると集計に含まれません。数式を疑う前に、データ側を疑ってください。
なお、顧客名や個人情報を含む表の内容をそのまま貼る必要はありません。列の構成と、やりたいことだけを伝えれば数式は作れます。
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