最初に結論
表に整理してもらった後は、数字、日付、料金、条件、出典を人間が確認しましょう。
個人情報・機密情報・著作権・誤情報の注意
- 個人情報、会社情報、顧客情報、未公開資料、認証情報は入力しない。
- 文章、画像、引用、要約では著作権や利用条件を確認する。
- AIの回答は間違う可能性があるため、重要な内容は一次情報や専門家で確認する。
- 医療、法律、金融、安全に関わる判断をAIだけで行わない。
列を自分で決めると、表が使える
「表にして」とだけ頼むと、AIが選んだ列で返ってきます。それでは比較の軸が自分のものになりません。列は先に指定してください。表にする利点は見た目ではなく、空欄が見えることにあります。埋まらなかった欄が、そのまま「まだ分かっていないこと」を示します。
指示の形はこうなります。
次の内容を表にしてください。列は「項目／現状／課題／次にやること／判断できない点」の5つです。判断できない場合は空欄にせず、何が分かれば判断できるかを書いてください。
最後の一文が要点です。「分からない」の逃げ道を作らないと、情報が足りない欄も埋まります。埋まった表は一見きれいですが、根拠のない行が混ざります。空欄や「要確認」が返ってきたら、それは失敗ではなく、こちらが渡した情報が足りていない合図です。
用途別・使いやすい列の組み合わせ
| やりたいこと | 列 |
|---|---|
| 2つを比べる | 観点／A／B／どちらが向くか |
| 候補を絞る | 候補／かかる手間／効果の見込み／やらない理由 |
| 作業を洗い出す | 作業／担当／期限／前提となる作業 |
| 問題を整理する | 症状／考えられる原因／確認方法／対処 |
| 調べた内容をまとめる | 項目／内容／出典／確認日 |
最下段の「出典」と「確認日」は、後から見返す資料では必ず入れてください。この2列が無い表は、時間が経つと使えなくなります。
できた表を使う前に
表は整って見えるぶん、中身を疑いにくくなります。次の3点だけ確認してください。
- 数値の列：桁、単位、集計方法が変わっていることがあります。元の資料と照合してください。
- 行の対応：長い表では、元の資料と行がずれることがあります。
- 断定的な評価：「◯」「優れている」といった判定が、根拠なく入ることがあります。
また、表にする元データに顧客名や個人情報を含めないでください。整理して見やすくなるほど、そのまま共有したくなります。共有先で範囲が広がるのは、たいていこの段階です。スプレッドシートで運用する場合は、判定列をプルダウンにすると表記が揺れず、後から集計できます。
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