最初に結論
予定整理では、Geminiに案を出してもらい、実際の登録や共有設定はGoogleカレンダー側で確認します。
個人情報・機密情報・著作権・誤情報の注意
- 名前、住所、電話番号、顧客情報、会社資料、認証情報は入力しない。
- 文章、画像、引用、要約では著作権や利用条件を確認する。
- AI回答は間違う可能性があるため、重要な内容は一次情報や専門家で確認する。
- 医療、法律、金融、安全に関わる判断をAIだけで行わない。
予定に入れるのは「作業する時間」
カレンダーに会議だけを入れていると、実際の作業が入る余地が見えません。予定表が埋まっていないのに時間が足りない、という状態はここから来ます。やることをカレンダーに置くと、量が目に見えます。
- 締切日ではなく着手日を入れる。締切だけ入れても、いつ手を付けるかは決まりません。「◯日の午前に着手」を予定として置きます。
- 会議の前後に準備と片付けの枠を置く。資料確認や議事録の整理は、会議時間には含まれていません。
- 予備の枠を週に1つ空ける。予定どおりに進む週はほぼありません。空き枠があると、崩れても立て直せます。
- 振り返る日を月2回置く。入れたきり見返さないと、予定と実態がずれていることに気づけません。
Geminiには、やることの一覧と使える時間を渡して「この条件で1週間の枠に割り付けて」と頼みます。条件を渡さずに作らせると、休憩も移動時間も無い計画が返ってきます。
カレンダーと一覧の使い分け
| 置く場所 | 入れるもの | 入れないもの |
|---|---|---|
| Googleカレンダー | 着手日、締切日、会議、振り返りの日 | タスクの詳細や手順（予定表が読めなくなる） |
| タスク一覧 | 作業内容、進捗、メモ、関連リンク | 顧客名などの個人情報 |
両方に同じ情報を書くと二重管理になり、必ず片方が古くなります。カレンダーは「いつ」だけ、一覧は「何を」だけと決めてください。
予定づくりで起きやすい問題
- 時刻がずれる。タイムゾーンや終日設定で日付が変わることがあります。作成した予定は必ず開いて、日時表示を目で確認してください。
- 移動時間が入っていない。連続した予定を組ませると、物理的に間に合わない計画になります。
- 予定名に内容が出てしまう。カレンダーを共有している場合、予定名は同僚に見えます。案件名や相手の社名を入れる時は、共有範囲を確認してください。
- 作業時間を短く見積もる。過去に同じ作業へ実際にかかった時間を渡すと、現実的な枠になります。
タスクの分解のしかたはタスク管理での使い方にまとめています。
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