最初に結論
Googleドキュメントで文章を整える時は、AI出力を完成品ではなく編集用の素材として扱います。
個人情報・機密情報・著作権・誤情報の注意
- 名前、住所、電話番号、顧客情報、会社資料、認証情報は入力しない。
- 文章、画像、引用、要約では著作権や利用条件を確認する。
- AI回答は間違う可能性があるため、重要な内容は一次情報や専門家で確認する。
- 医療、法律、金融、安全に関わる判断をAIだけで行わない。
ドキュメントの中で書くときの進め方
文書作成でAIを使うとき、別の画面で作った文章を貼り付ける形にすると、往復が増えて結局遅くなります。同じ画面の中で完結させると手数が減りますが、そのぶんAIが書いた部分と自分が書いた部分の区別が付きにくくなります。次の順で進めると混ざりません。
- ①自分で骨組みを書く。見出しだけ、箇条書きだけで構いません。ここを渡さないと一般論が返ります。
- ②節ごとに書かせる。文書全体を一度に生成させると、後から直す箇所が特定できません。
- ③生成した部分に印を付けておく。色を変える、コメントを付けるなど。確認前の文章が、そのまま完成稿に混ざるのを防げます。
- ④確認したら印を消す。印が残っている＝未確認、という状態を保ちます。
- ⑤最後に通しで読む。節ごとに作ると、つながりが不自然になります。ここは人が読むしかありません。
共同編集での注意
複数人で1つの文書を編集している場合、AIを使うこと自体が問題になる場面があります。
| 起きること | 対策 |
|---|---|
| 誰が書いたか分からない文章が増える | 生成部分に印を付ける運用を全員で共有する |
| 他の人の担当箇所まで書き換わる | 編集する範囲を先に決めておく |
| 変更履歴が読めなくなる | 大きな置き換えは、履歴に残るよう1回にまとめる |
| 下書き段階のコメントが残ったまま共有される | 共有前にコメントを確認する |
| 社外の人に共有範囲が広がる | 共有設定を、招待の直前に確認する |
また、勤務先で生成AIの利用ルールがある場合、共同で作る文書ほど影響が広がります。自分だけの判断で使い始めず、関わる人に伝えてから使ってください。
出す前に見る4点
文書を外に出す前の確認は、数字・日付・固有名詞・引用元の4つに絞ってください。この4つはAIが最も間違えやすく、かつ間違えたときに問題になる箇所です。文章表現の良し悪しは、後から直せます。
もう一つ、生成した文章に特有の癖として、「〜が重要です」で終わる段落と根拠のない一般論が残りやすいことがあります。読み返して、次の行動が書かれていない段落があれば、具体的な内容に書き換えるか、削ってください。
顧客名、契約金額、未公開の情報については、伏せ字や仮の値で作らせ、最後に自分で差し替える形にすると、渡す情報を最小限にできます。詳しくは入力してよい情報の判断にまとめています。
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