最初に結論
仕事では、AIに判断を任せるのではなく、下書き、整理、比較、抜け漏れ確認の補助として使うのが現実的です。
個人情報・機密情報・著作権・誤情報の注意
- 名前、住所、電話番号、顧客情報、会社資料、認証情報は入力しない。
- 文章、画像、引用、要約では著作権や利用条件を確認する。
- AI回答は間違う可能性があるため、重要な内容は一次情報や専門家で確認する。
- 医療、法律、金融、安全に関わる判断をAIだけで行わない。
仕事の指示は、4つの要素で書く
仕事で使うとき、指示の書き方が定まっていないと、毎回結果がぶれて確認に時間を取られます。次の4つを順に書く形にすると、安定します。
- ①立場と状況：誰として、どんな制約の中で書くのか。「社外の取引先へ、納期の遅れを伝える」など。
- ②材料：手元にある事実。箇条書きで構いません。ここを渡さないと一般論が返ります。
- ③制約：長さ、トーン、使ってはいけない表現、触れてはいけない事項。
- ④出力の形：表なのか、箇条書きなのか、メール本文なのか。形を指定しないと比較も再利用もできません。
この4つを毎回書くのは面倒に思えますが、実際にはやり直しの回数が減るぶん速くなります。よく使う型は、スプレッドシートに残して使い回してください。
職種を問わず使える指示の例
| 場面 | 指示の形 |
|---|---|
| 長いメールを処理する | 「このスレッドを、決まったこと・保留・こちらの宿題の3つに分けて」 |
| 会議の後 | 「私のメモを、決定事項・担当・期限の表にして。決まっていない項目は空欄で」 |
| 資料の骨組み | 「この結論を伝える資料の構成を。1枚1メッセージ、6枚以内で」 |
| 自分の文章の点検 | 「直した文章は書かず、分かりにくい箇所と重複だけ挙げて」 |
| 抜けの洗い出し | 「この計画で見落としやすい点を、起きたときの影響が大きい順に5つ」 |
4行目の「直した文章は書かないで」は、覚えておくと便利な一言です。全文を書き直させると、自分の文章ではなくなり、説明を求められたときに困ります。
仕事で使うときの前提
指示の書き方より先に、次の2つを押さえてください。ここを外すと、うまく使えても問題になります。
- 勤務先のルールを確認する。利用の可否だけでなく、入力してよい情報の範囲が定められていることがあります。個人の判断で始める前に確認してください。
- 渡す情報は最小限にする。顧客名、契約金額、社内資料は、伏せ字や仮の値に置き換えてから相談し、最後に自分で差し替えます。相談の精度はほとんど変わりません。
そして、外へ出す前の確認は数字・日付・固有名詞・引用元の4点に絞ってください。文章の巧拙より、この4つが実害に直結します。取り返しのつく作業と、つかない作業の線引きは利用時の注意点にまとめています。
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