Geminiとスプレッドシートでチェックリストを作る時の基本

最初に結論

スプレッドシートでは、Geminiに列や項目案を出してもらい、数式と集計結果は人間が確認します。

個人情報・機密情報・著作権・誤情報の注意

• 名前、住所、電話番号、顧客情報、会社資料、認証情報は入力しない。
• 文章、画像、引用、要約では著作権や利用条件を確認する。
• AI回答は間違う可能性があるため、重要な内容は一次情報や専門家で確認する。
• 医療、法律、金融、安全に関わる判断をAIだけで行わない。

使われるチェックリストは列が少ない

チェックリストは、項目を増やすほど使われなくなります。実際に運用が続くのは、1件30秒で埋まる範囲に収めたものだけです。列は次の4つで足ります。

• 確認項目：その場で○×が付く粒度まで割ります。「品質確認」ではなく「日付は最新か」。大分類のままだと、人によって解釈が変わります。
• 判定：○／×／該当なしの3つだけ。5段階にすると迷って手が止まります。
• ×のときの動き：直す、止める、確認先へ聞く。ここが空欄だと、×が付いたまま先に進みます。
• 確認した人：一人で運用していても書きます。後から見返した時に、自分で見たのか任せたのかを区別できます。

Geminiに作らせる時は、この4列を先に指定してください。列を指定せずに頼むと、一般的な注意書きが並んだ長い文章が返り、そのままでは運用に載りません。

スプレッドシートで運用する

作った表は、印刷物ではなくスプレッドシートに置くと後が楽になります。

• 1行1件にする。1件ずつ行を足していく形にすると、履歴がそのまま残ります。
• 日付の列を最初に置く。並べ替えるだけで時系列になります。
• 判定はプルダウンにする。手入力にすると「○」「◯」「OK」が混ざり、後から集計できません。
• ×の行だけ色を変える。条件付き書式で十分です。見返す時にそこだけ追えます。
• 使わなかった列は消す。3か月使って一度も埋めていない列は、必要ない列です。

最後の1つが重要です。チェックリストは足すより削るほうが難しく、そして効果があります。実際に運用してみて、埋めにくかった項目から消していってください。

共有する時の注意

チェックリストは、埋めるほど内部の情報が溜まります。共有の前に次を確認してください。

• 顧客名や個人名を書いていないか。案件番号や役割名で足りる場合がほとんどです。
• 共有範囲が「リンクを知っている全員」になっていないか。案件のフォルダだけを共有する形にします。
• 認証情報を書いていないか。「ログインして確認」という項目に、IDやパスワードを添えてしまう例があります。
• ×の記録が人事評価に見えないか。担当者名と×が並ぶ表は、意図しない使われ方をすることがあります。

作成をAIに手伝ってもらう場合も、実際の顧客名や社内資料を渡す必要はありません。確認したい観点だけを伝えれば、表の骨組みは作れます。

関連ページ